Katere so najpogostejše težave pri digitalizaciji in uvajanju aplikacij za spremljanja objektov ter infrastrukture?

Kateri so najpogostejši dvomi v procesu prehoda na novo digitalno rešitev?

Odgovorne osebe, ki vodijo ekipe za vzdrževanje objektov izpostavljajo naslednje dvome v procesu prehoda novo digitalno rešitev:

• Odpor zaposlenih do novih tehnologij
• Strah pred zanesljivostjo delovanja nove rešitve (ni povezave, hramba podatkov, odzivnost podpore)
• Dvom v upravičenost investicije
• Integracije - združljivost z ostalimi sistemi in izvoz podatkov

Kako ublažiti odpor zaposlenih?

Zaposleni v glavnem čutijo odpor do novih aplikacij iz dveh razlogov:

1. Privajanje na nov uporabniški vmesnik (slabe izkušnje s podobnimi službenimi orodji iz preteklosti)
2. Povečan nadzor nad njihovim gibanjem in delom.

V primeru aplikacije TagPlan se je izkazalo, da so vsi (pogosto tudi starejši) uporabniki z veseljem sprejeli novo rešitev, zaradi enostavnosti uporabe. Če imate občutek, da rešitev ni v skladu s časom, je velika verjetnost, da se bodo poleg slabe uporabniške izkušnje pojavile tudi težave z delovanjem, podporo in posodobitvami.

Kljub temu, da se z uporabo tehnologije NFC značk (nameščena na vsaki lokaciji) zagotavlja prisotnost na lokaciji (delavec poskenira značko), smo poskrbeli, da to uporabniško izkušnjo tudi izboljša. Delavcu se odpre točno določen nabor opravil, ki jih mora na tisti lokaciji izvesti. Odgovorna oseba v primeru izrednih dogodkov in inšpekcijskih pregledov lažje dokazuje ustrezno vzdrževanje in pogoste obiske na lokacijah.

Druga rešitev, ki lahko prepreči bojkot uporabe nove rešitve pa je postopna uvedba. Novo rešitev poskusite najprej uvesti zgolj v okviru enega oddelka vaše organizacije.

Primer: Če gre za vodovodno in komunalno podjetje, poskusite rešitev najprej preizkusiti z ekipo vzdrževanja vodovodov. Če je proces uspešen, lahko rešitev prenesemo tudi na ostale oddelke, npr. služba za vzdrževanje čistilnih naprav.

Na koncu pa je potrebno sprejeti, da je v naravi ljudi, da se novostim sprva upiramo. S časom v rešitev dobimo zaupanje, ugotovimo, da nam prihrani čas in poenostavi delo. Določen odstotek ljudi pa bo še vedno v vsakem primeru odklonilen.

Kako preveriti zanesljivost delovanja?

Na uvodnem sestanku s ponudnikom najprej preverite, če je mogoč dostop do testne različice. Tako se boste prepričali, ali zadeva ustreza vašim zahtevam. Med tem časom boste lahko preizkusili tudi odzivnost podpore in posluh za vaše pripombe.

Primer: Potencialnim uporabnikom sistema TagPlan nudimo brezplačno testno obdobje, ki je namenjeno testiranju aplikacije v vseh pogojih. Črpališča in vodohrami so pogosto na lokacijah, kjer ni mobilnega signala. V teh pogojih veliko podobnih rešitev postane neuporabnih. TagPlan smo zasnovali tako, da si uporabnik preden gre na teren posinhronizira vse delovne naloge, ki se shranijo v pomnilnik telefona. V načinu brez povezave lahko aplikacijo normalno uporablja. Opravljeno delo lahko shrani in pozneje, ko pride do signala odda na strežnik.

Še bolj pomembne pa so informacije iz prve roke. Ponudnika povprašajte po referencah in se pri ostalih uporabnikih pozanimajte o izkušnjah (pozitivnih in negativnih). V kolikor se mobilna aplikacija nahaja na trgovini Google Play ali App store, preverite oceno in morebitne komentarje.

Kako določiti upravičenost investicije?

Večina organizacij že plačuje naročnino oz. vzdrževalne pogodbe za obstoječo programsko opremo. Zato se pogosto pojavi vprašanje o smiselnosti investicije v povsem novo aplikacijo.

Dodatni moduli obstoječih aplikacij navadno ne nudijo vseh nujnih funkcionalnosti in se zato zelo verjetno v praksi ne bodo uporabljali. Po drugi strani pa lahko z novo aplikacijo odgovorne osebe zelo hitro izboljšajo delovni proces in vpogled v stanje na terenu ter dokazovanje v primeru inšpekcijskih pregledov ali izrednih dogodkov. Investicija v novo programsko opremo je iz tega vidika smiselna, saj pogosto stane celo manj kot moduli obstoječih sistemov.

Investicija je upravičena, če vam in vašim zaposlenim prihrani čas, nevšečnosti, poenostavi delo ali izboljša ugled vaše organizacije.

Primer: Vodovodna podjetja morajo dnevno ali tedensko spremljati stanje na lokacijah (glede na sistem HACCP). Če to delate na roke, lahko hitro izračunate koliko časa vam gre za planiranje, urejanje excel tabel, tiskanje, koordinacijo, komunikacijo po telefonu, mailu in ostalih aplikacijah. Temu prištejte še iskanje informacij za nazaj v primeru izrednih dogodkov ali inšpekcijskih pregledov. Kako trenutno izvajate analize in ali bi boljši vpogled v stanje na terenu prinesel boljšo kvaliteto storitve vašega podjetja (npr. boljšo vodo)?

Kako je z integracijami v obstoječe sisteme?

Vsak uporabnik želi vse informacije na enem mestu. V realnosti tak sistem ne obstaja. V primeru aplikacije TagPlan, si uporabniki lahko izvozijo podatke, ki jih želijo analizirati z ostalimi orodji ali hraniti v svojem obstoječem dokumentnem sistemu. Po naročilu je mogoča tudi integracija z določenimi ostalimi sistemi preko API-jev, če ti podpirajo integracije.

Pri integracijah se je potrebno zavedati, da gre za kompleksne, dolgotrajne in drage postopke, ki jih je potrebno redno vzdrževati. V kolikor se odločite za integracije, najprej dobro premislite, kateri podatki se podvajajo v obeh rešitvah.

Primer: Recimo, da trenutno uporabljate Sistem A, ki je vaša ERP rešitev za vodenje organizacije, pripravljanje obračunov, vodenje zalog itd. Sistem A že nudi podporo za terenske delovne naloge, ki pa so nefleksibilni, uporabniška izkušnja je slaba, težave imate tudi s podporo. Zato razmišljate o specializirani rešitvi za področje terenskih opravil, vzorčenj kemijskih in fizikalnih parametrov in dodajanje opažanj. Našli ste odlično rešitev, ki ima vrhunsko uporabniško izkušnjo in dobro podporo (rešitvi recimo aplikacija B). Ni pa vam všeč, ker boste morali uporabljati dve aplikaciji hkrati. Ob tem bodo tudi podatki v dveh sistemih hkrati, zato razmišljate o možnostih za integracije.

Najprej razmislite, ali je res težava uporaba dveh aplikacij naenkrat. Koliko različnih aplikacij imate trenutno na svojem telefonu in jih redno uporabljate? Težava zelo verjetno torej ni v “še eni aplikaciji”, ampak v uporabniški izkušnji. Če je nova dodatna aplikacija enostavna za uporabo, vi in vaši zaposleni ne bodo imeli težav z uporabo. Nasprotno - olajšala vam bo vaše trenutno delo.

Nato pridemo do podvajanja podatkov, kjer je situacija bolj kompleksna. Vprašamo se lahko naslednja vprašanja:

1. Katere podatke iz sistema A želimo v aplikaciji B in obratno?
2. Ali nam je dovolj, da enkrat tedensko izvozimo podatke iz aplikacije B v Excel obliki in jih naložimo/uvozimo v sistem A? To nam lahko prihrani veliko časa, stroškov in nevšečnosti pri vzdrževanju.
3. Katere podatke iz aplikacije B bi želeli takoj videti v sistemu A?
4. Katere podatke iz sistema A bi želeli takoj videti v aplikaciji B?
5. Bi v sistemu A želeli kreirati akcije, ki bi bile vidne v aplikaciji B (npr. kreirati delovne naloge)? Ali je uporabniška izkušnja sistema A ustrezna (in smiselna) za tako akcijo?

Če bi želeli npr. lokacije iz sistema A videti v aplikaciji B, je tu bolj smiseln enkraten vnos in potem občasen popravek (npr. enkrat na mesec), ker se ti podatki zelo verjetno redko spreminjajo.

Primer enosmerne integracije je sinhronizacija podatkov iz aplikacije B v sistem A (npr. rezultati iz aplikacije B so vidni v sistemu A).

Dvosmerne integracije najbolj zahtevne. V tem primeru se podatki med sistemoma izmenjujejo v obe smeri, zato morata oba ponudnika ves čas skrbeti za skladnost API-jev.

Imate vprašanje glede katerega izmed naštetih pomislekov?

Pred uvedbo novega ali dodatnega sistema za sistematično spremljanje infrastrukture je potrebno odgovoriti na vsa omenjena vprašanja. Če imate v organizaciji kakršnokoli vprašanje glede uporabe, uvedbe ali primerov obstoječih strank sistema TagPlan, nam prosimo pišite na info@appolius.com ali nas pokličite na +386 41 563 804.