Pot do digitalne odličnosti: Občina Kanal ob Soči digitalizirala upravljanje infrastrukture s TagPlanom

Podjetje

Industrija: Gospodarska javna služba oskrbe s pitno vodo ter odvajanja in čiščenja komunalne odpadne vode
Zaposleni: Terenske in administrativne ekipe za upravljanje kritične infrastrukture
Obseg infrastrukture: 105 lokacij
Primer uporabe: Sistematični pregledi objektov, redne in izredne meritve parametrov, delovni nalogi za vzdrževanje

Izzivi pred TagPlanom

Občina Kanal ob Soči se je soočala z naraščajočimi operativnimi izzivi, ki so ogrožali tako učinkovitost kot skladnost s predpisi:

Težave s papirnatim sistemom

• Neberljivi, poškodovani in izgubljeni zapisi – obrazci so postali neberljivi zaradi vode, umazanije in slabe čitljivosti pisave
• Prepisovanje podatkov le zato, da so bile možne naknadne analize
• Fizično iskanje dokumentov med inšpekcijami – brskanje po fasciklih evidenc, medtem ko so inšpektorji čakali

Operativni izzivi

• Nezanesljiv nadzor nad procesi na več kot 100 kritičnih infrastrukturnih objektih
• Zastareli kontrolni seznami, ki nikoli niso bili dovolj ažurni
• Težko dodajanje novih nalog ali meritev v obstoječi sistem
• Časovno zahtevno usklajevanje ekipe – nejasno, kdo je kaj, kje in kdaj opravljal

Tveganja glede skladnosti

• Stresni inšpekcijski obiski z dolgotrajnim iskanjem podatkov
• Tveganje neskladnosti zaradi slabe sledljivosti spremljanja kritičnih kontrolnih točk
• Težavno preverjanje, ali so vzdrževalci v predvidenem obdobju dejansko obiskali lokacije
• Težje sledenje trendom in sistematičnega prepoznavanja ponavljajočih se težav

Sistem na podlagi papirja ni bil ne praktičen ne pregleden. Zapisi so se izgubljali, poškodovali ali napačno arhivirali. Med inšpekcijami smo izgubljali čas z iskanjem po kupih obrazcev. Koordinacija ekipe je bila težavna.

Zakaj TagPlan

Vodstvo je odločitev sprejelo na podlagi jasne obrazložitve težav z dotedanjim načinom dela in zelo vzpodbudnih rezultatov testnega obdobja. Cilji:

• Odprava papirja,
• preverjanje prisotnosti na lokaciji z NFC,
• takojšen dostop do zgodovinskih podatkov za inšpekcije,
• poenostavljeno periodično načrtovanje,
• intuitivnost uporabe za različne profile uporabnikov.

Odločilni dejavnik

Kar je končno prepričalo vodstvo:

• Jasna dokumentacija obstoječih težav,
• zelo vzpodbudni rezultati testnega obdobja,
• potrditev koristi s strani terenskih delavcev,
• izboljšava stanja na terenu že po nekaj tednih uporabe.

Uvedba TagPlan-a

Hiter in gladek prehod

Privajanje uporabnikov: osnovno uporabo so vzdrževalci osvojili v mesecu do dveh, občasno so bili potrebni opomniki za osveževanje nalog in oddajo podatkov. Po uvedbi na oskrbi z vodo je vključitev želela tudi ekipa za odpadne vode.

Organsko širjenje

Po uspešni uvedbi pri oskrbi z vodo je ekipa za odpadne vode hitro zaprosila za vključitev, kar priča o dejanskih koristih rešitve.

Tehnična nastavitev

• 105 digitaliziranih lokacij (zajetja, vodarne, vodohrani, črpališča, čistilne naprave, fekalna črpališča),
• 72 kritičnih lokacij z NFC značkami za validacijo prisotnosti,
• 33 lokacij brez NFC (predvsem zajetja in objekti, kjer je namestitev značke težavna),
• Več kot 50 NFC skeniranj tedensko

Rezultati

Operativna učinkovitost

• Priprava na inšpekcijo: iz večminutnega iskanja po papirjih na <1 minuto, popolna skladnost in zadovoljni inšpektorji.
• Kakovost podatkov: napake skoraj odpravljene, podatki zanesljivi za odločanje.
• Uvajanje zaposlenih: celoten prehod na novo rešitev trajal zgolj 2 tedna.
• Uporaba sistema: približno 4 ure tedensko na spletni aplikaciji in več kot 50 NFC validacij na teden.

Skladnost in preglednost

• Meritve se beležijo sproti na lokaciji.
• NFC validacija potrdi fizično prisotnost in zmanjšuje možnost napačne evidence.
• Lažje prikazovanje parametrov in trendov (npr. prosti klor) za potrebe inšpekcij.
• Skladnost: kritične kontrolne točke, preverjanje delovanja naprav, pregledi območij zajetja, evidentiranje obiskovalcev, spremljanje nadzora nad škodljivci.

Učinki na storitev

• V tekočem letu občutno manj težav, ki bi zahtevale omejitvene ukrepe (npr. prekuhavanje).

Periodično načrtovanje delovnih nalogov

Ročno načrtovanje stotine rutinskih pregledov na več kot 100 lokacijah je zamenjalo periodično razporejanje znotraj aplikacije, ki samodejno generira ponavljajoče se naloge na podlagi določenih intervalov.

Periodično načrtovanje delovnih nalogov izredno poenostavi načrtovanje rednih obhodov pri veliki količini objektov.

Enostavnejši inšpekcijski pregledi

Izjemno enostavno je poiskati in prikazati določene parametre in trende – kot so meritve prostega klora – ki inšpektorja zanimajo. Naš inšpektor je bil nad uvedbo vidno navdušen in je pohvalil sistematično spremljanje in vodenje evidence.

Nova perspektiva delavcev

Terenski delavci so rešitev sprejeli pozitivno. Razumeli so, da prejšnje vodenje evidence ni bilo ne praktično ne pregledno. Po uvedbi pri oskrbi z vodo je ekipa za vzdrževanje odpadnih voda hitro prosila za vključitev.

Morda najbolj opazna je bila stopnja sprejetja med starejšimi terenskimi delavci:

Bili smo prijetno presenečeni. Ne gre za mlado delovno silo, a vendar so digitalno rešitev sprejeli brez večjega odpora. Tudi sami so bili frustrirani s papirnatim sistemom in so takoj videli prednosti.

Zadovoljstvo z uporabniško izkušnjo

• Splošna uporabniška izkušnja je pozitivna tako na spletni kot mobilni platformi.
• Intuitiven vmesnik omogoča hitro sprejetje tudi za manj tehnično podkovane uporabnike.
• Odzivna razvojna ekipa hitro rešuje težave, ko se pojavijo.

Izjava naročnika

Uporabo bi priporočil vsem, ki še vedno uporabljajo papirne evidence. TagPlan je povsem odpravil mukotrpno pripravo evidenčnih listov, ki nikdar niso bili dovolj ažurni in so se izgubljali. Vzdrževalci so razbremenjeni rokovanja s papirjem, sproti vidijo aktualne delovne naloge in lažje razporejajo delo. Z uporabo NFC značk smo prepričani, da so vzdrževalci dejansko izvedli načrtovan pregled na lokaciji. Meritve se opravlja in zapisuje sproti, ni več naknadnega dopolnjevanja podatkov.

— Jakob Merljak, Režijski obrat Občine Kanal ob Soči