Kako pripraviti terenske delavce, da sprejmejo digitalna orodja

30-sekundni povzetek

Terenski delavci ne nasprotujejo digitalnim orodjem. Nasprotujejo orodjem, ki jih upočasnjujejo. Sprememba se zgodi hitro, ko orodje ustreza delu. Starejši delavci so pogosto med prvimi, ki jo sprejmejo.

Kaj vodstvo pričakuje, da se bo zgodilo

Večina vodij pred uvedbo pričakuje upor. Zgodba gre takole:

• Terenski delavci so trdno zasidrani v svojih navadah.
• Posebej starejši bodo zavrnili karkoli digitalnega.
• Prekvalifikacija bo trajala mesece.
• Produktivnost bo med prehodom padla.

Pri komunalnih podjetjih opažamo ravno nasprotno.

V Komunali Črnomelj so terenski delavci novo orodje uporabljali v enem tednu. V Občini Kanal ob Soči je trajalo dva do štiri tedne. Hydrovod je potreboval približno mesec. V vseh treh primerih so starejši delavci med prvimi sprejeli spremembo.

Zakaj se zgodba obrne

Papirnati obhodi niso priljubljeni. So tolerirani.

Vsak, ki je v dežju izpolnjeval premočen kontrolni seznam, ve, da je to delo težje, kot se zdi. Obrazci se izgubljajo. Zapisi postanejo neberljivi. Iste podatke je treba ob koncu tedna še enkrat vtipkati v preglednico. Nato fascikel pristane v omari in tam ostane.

Frustracija je resnična. Delavci o njej ne govorijo, ker jih nihče ni vprašal.

Ko digitalno orodje odpravi te bolečine, sprejetje ni boj. Je olajšanje.

“Bili smo prijetno presenečeni. Ne gre za mlado delovno silo, a vendar so digitalno rešitev sprejeli brez večjega odpora. Tudi sami so bili frustrirani s papirnatim sistemom in so takoj videli prednosti.”

— Jakob Merljak, Občina Kanal ob Soči

Kulturna sprememba, ki je niste načrtovali

Prvi mesec izgleda kot zamenjava ena-na-ena. Papir gre ven, aplikacija noter. Iste naloge, iste poti, isti seznami.

Nato se nekaj premakne.

Ljudje začnejo odpirati podatke. Pogledajo meritve preteklega meseca. Opazijo vzorce. Črpalko, ki potrebuje izpiranje dvakrat pogosteje, kot je bilo načrtovano. Kontrolno točko, ki ob sredah stalno javlja previsoke vrednosti klora. Poti, ki je nihče ne opravlja pravočasno.

Pogovori se spremenijo. Namesto “smo opravili obhod” ekipa vpraša “kaj nam obhod pove?”

V Hydrovodu je to najbolje povzela Nataša Jordan Justin:

“Ekipa že razpravlja o spremembah na podlagi podatkov, ki jih zbiramo. Pred TagPlanom so bili ti podatki na papirju, če so sploh obstajali.”

To je pravi učinek. Ne minute, prihranjene na obhodu. Dejstvo, da ekipa zdaj izboljšuje svoje delo.

Znaki, da se sprememba dogaja

Če ste sredi uvedbe, bodite pozorni na te znake:

1. Delavci začnejo postavljati majhna vprašanja o uporabniški izkušnji. “Lahko ime lokacije dodamo k oznaki števca?”
2. Nekdo sam izvozi podatke in jih pokaže nadrejenemu.
3. Naslednja ekipa prosi za vključitev, še preden ji ponudite.
4. Starejši delavec pove, da raje uporablja aplikacijo kot papir.
5. Nekdo predlaga spremembo procesa na podlagi tega, kar je videl na nadzorni plošči.

Eden ali dva znaka v prvem mesecu pomenita, da se je sprememba začela. Vseh pet se običajno pojavi v četrtletju.

Enak vzorec, tri javna podjetja

Podrobnosti se razlikujejo. Vzorec ne.

• Po uvedbi pri oskrbi z vodo je ekipa za odpadne vode prosila za vključitev v Občini Kanal ob Soči.
• Inšpektorji so po enem pregledu postali zagovorniki rešitve v Komunali Črnomelj.
• Hydrovod je že pripravil načrte za širitev na hidrante, vodne celice, izpiranje cevi in reducirne ventile.

Orodje je le polovica zgodbe. Druga polovica je, kaj ljudje naredijo, ko imajo podatke pred sabo.

O starejših delavcih

Skepsa do starejših delavcev in tehnologije je precenjena. Pravi razlog za upor je redkokdaj starost. Je vprašanje, ali orodje spoštuje delo.

Preprost vmesnik, NFC značke namesto tipkanja, takojšen odziv na lokaciji. To gre dlje kot vsako usposabljanje. Ko orodje delavcu pomaga opraviti delo v krajšem času in z manj frustracije, starost preneha biti dejavnik.

Kaj storiti naprej

Če razmišljate o opustitvi papirja, največ pomagajo tri stvari:

1. Pilotno uvedite eno ekipo za dva do štiri tedne, preden se razširite po celotnem podjetju.
2. Pustite, da naslednja ekipa sama prosi za vključitev. Ne silite je vanjo.
3. Pregled nadzorne plošče opravite skupaj s terensko ekipo v prvem mesecu. Naj podatki pridejo pred oči tistim, ki jih zbirajo.

Če rešitev deluje, boste to izvedeli hitro. Če ne deluje, še hitreje.

Vas zanima, kako to izgleda v praksi? Preberite, kako so Komunala Črnomelj, Občina Kanal ob Soči in Hydrovod terenske operacije preselili s papirja na digitalno.