Kako načrtovati ponavljajoče se preglede na 100+ lokacijah

30-sekundni povzetek

Ročno načrtovanje se podre nekje pri 50 lokacijah. Pri 100+ vaša preglednica povzroča več škode kot koristi. Rešitev ni večja preglednica. Rešitev so avtomatizirani periodični delovni nalogi.

Skriti strošek ročnega načrtovanja stotin pregledov

Če vodite komunalno podjetje s 100+ lokacijami (pogosto imenovane tudi objekti - vodohrani, črpališča, čistilne naprave,…), to bolečino že poznate. Če planirate tedensko, vsak ponedeljek zjutraj nekdo sede za preglednico, koledar in kavo. Po dveh urah so poti načrtovane za teden. Če imate srečo podatke konec vsak konec dneva dobite nazaj na papirju. Če je nimate, je ta papir umazan, zmečkan ali izgubljen. Dodatno je potrebno pretipkavanje, ki ponovno vzame nekaj ur dela.

To je viden strošek. Nevidni je večji.

• Vodohran, ki bi moral biti pregledan mesečno, je zdrsnil na vsakih šest tednov.
• Kontrolna točka že nekaj časa ni dobila vzorca, odkar je preglednica šla skozi kopiraj-prilepi.
• Podatki iz kritičnega črpališča so bili vpisani pod nek drug vodohran
• Oseba, ki je obhod poznala na pamet, je na dopustu.

Teh vrzeli ne vidite, dokler inšpektor po njih ne vpraša.

Zakaj se preglednice podrejo pri 50 lokacijah

Preglednice so primerne za 5 lokacij, obvladljive pri 25 in tveganje pri 100. Trije razlogi:

Intervali se zamaknejo. Nekateri pregledi so tedenski ali dvo-tedenski, drugi mesečni, tretji četrtletni. Mešanje v eni preglednici pomeni ročno preračunavanje ob vsaki spremembi.

Izjeme se ne prenesejo. Prazniki, bolniške, pokvarjena vozila, zamrznjene dostopne poti. Vsaka izjema zahteva ročno prepisovanje naslednjih dveh tednov.

Sledljivosti ni. Ko inšpektor vpraša “ste obhod res opravili 14. julija”, odgovor živi v spominu posameznika, verjeti je potrebno številki na papirju.

Kaj mora znati avtomatizirano periodično načrtovanje

Tri komunalna podjetja, s katerimi sodelujemo, delajo po tem vzorcu: 130+ lokacij v Občini Kanal ob Soči, 200+ v Hydrovodu, 300+ v Komunali Črnomelj. Vedno se pojavijo iste štiri zahteve:

1. Nastavi interval, dobi urnik z delovnimi nalogi. Dnevno, tedensko, mesečno, četrtletno, letno. Sistem generira delovne naloge brez ponovnega vnosa datumov.

2. Obvladuj izjeme brez razbijanja urnika. Preskoči praznik, prestavi pregled, dodeli pot drugemu. Naslednji obhod se vseeno zgodi v pravem ciklu.

3. Sprotno dodeljevanje. Ko delavec zboli, gre obhod drugemu, ne v vrsto za naslednji teden.

4. Sledljivost je vgrajena v sistem. Vsak načrtovan, opravljen, preskočen in prerazporejen delovni nalog je zabeležen. Inšpektor dobi poročilo v sekundah, ne v minutah.

Če katera od teh manjka, ste spet pri preglednici z dodatnimi koraki.

Kaj je Občina Kanal ob Soči dejansko nadomestila

Pred TagPlanom je ekipa v Občini Kanal ob Soči ročno načrtovala stotine rutinskih pregledov na 130+ lokacijah. Vodohrani, vodarne, črpališča, čistilne naprave, fekalna črpališča. Vse ročno.

Po uvedbi:

“Periodično načrtovanje delovnih nalogov izredno poenostavi načrtovanje rednih obhodov pri veliki količini objektov.”

— Jakob Merljak, Občina Kanal ob Soči

Ekipa programa ni zamenjala, ker bi želela lepši vmesnik. Zamenjala ga je, ker je ročno načrtovanje postalo samostojno delo. Kakovost storitve je nihala, rednih podatkov ni bilo. Analize niso bile mogoče.

Donosnost, ki je nihče ne stavi na prosojnico

Komunala Črnomelj je to izrazila bolj naravnost: do 99 % časa, ki so ga prej porabili za načrtovanje, poročanje in analizo. To je njihova številka, vzemite jo z rezervo. Smer pa je dosledna pri vsakem javnem podjetju, ki smo ga videli:

• Čas usklajevanja med terenom in pisarno: 30 minut dnevno → praktično nič.
• Priprava obveznih poročil: prihranek 8+ ur mesečno.
• Iskanje podatkov za inšpekcijo: 15 minut → 5 sekund.

Minute, prihranjene pri nalogi, se seštevajo. Bolj pomembno je, kaj te minute sprostijo. Vodje terena, ki so prej vse jutro načrtovali, lahko zdaj hodijo po terenu ali odgovorijo na nujne klice.

Praktičen načrt

Če sedite na preglednici s 50+ vrsticami, trije koraki po vrsti:

1. Popišite intervale. Naštejte vsak tip pregleda in pogostost. Večina podjetij ugotovi, da imajo 6 do 10 različnih intervalov, ne 50.

2. Pilotno uvedite eno ekipo za en mesec. Izberite najbolj kompleksno pot. Če avtomatizirano načrtovanje vzdrži tam, vzdrži povsod.

3. Preverite sledljivost. V drugem tednu izvedite navidezno inšpekcijo. Ali lahko za eno lokacijo prikažete celoletni zapis v manj kot 30 sekundah? Če ne, sistem še ni pripravljen.

Kaj pričakovati po prehodu

V vsakem komunalnem podjetju, ki je naredilo ta prehod, se v prvem četrtletju pojavi enak vzorec:

• Ekipa za odpadne vode prosi za vključitev, potem ko se uvede oskrba z vodo (Kanal).
• Delavci predlagajo nove periodične preglede, ki jih vodja ni načrtoval (Hydrovod).
• Vodja ne načrtuje več poti v nedeljo zvečer.
• Dopusti so brezskrbni, ker lahko poročilo za inšpekcijo izvozi kdorkoli iz ekipe.

Načrtovanje preneha biti delo. Postane privzeto stanje.

Sorodno branje: Pogoste napake pri digitalizaciji periodičnih pregledov in Izbira aplikacije za terensko delo.